De rubriek ‘Acht vragen’ biedt je een Vragenkompas rond een algemeen geformuleerde werkvraag. Het is een voorbeeld welke eerste vragen mogelijk zijn. Herken je de werkvraag? Wat is jouw werkvraag? Welke vraag uit het Kompas zet jou aan om te starten met je zoektocht naar een oplossing voor je werkvraag?
Deze rubriek geeft dus geen oplossingen of tips hoe jij het moet aanpakken.
De tekst ‘Ter inspiratie’ die volgt biedt je enkele korte inspirerende gedachten aan.
Ik help je bij het leren werken met het Vragenkompas en met het stellen van de ‘juiste’ vraag.
Contacteer me.

Hoe leid ik (mee) een teamproject?

Andere vragen van lezers:
Hoe kom je met een team tot een gedeeld perspectief en een gedeelde taal?
Hoe formuleer je als team een gemeenschappelijk doelstelling en ga je er voor?

Het Vragenkompas is contextueel, d.w.z. dat bij alle vragen die je kunt stellen de vraag er bovenop luidt: Hoe beïnvloedt de context deze vraag en het antwoord?
Klik op de afbeedling om ze te vergroten of te downloaden.

Ter inspiratie

Een doel of een richting of een thema?
Werken aan een teamproject veronderstelt een gemeenschappelijke, heldere kijk op wat men wil oplossen via dat project.  Wie heeft een probleem, welk probleem? (de ‘klant’, de organisatie, wij, zij?) Wat is onze grootste uitdaging? Wat kunnen we bereiken wanneer we deze situatie efficiënt aanpakken?(1) 
Welke mogelijkheden zijn er om een gemeenschappelijk project, een teamproject te starten? 
Een gemeenschappelijk doel wordt vaak genomen als startpunt. Het is als een schietschijf waar alle pijlen naar worden afgeschoten met de bedoeling het midden te raken. Het is als een punt op de horizon waar je naar verwijst als de te bereiken bestemming en waar je de snelste(?), de kortste (?) weg voor zoekt. Een gemeenschappelijk doel is pas efficiënt wanneer het klaar en duidelijk wordt geformuleerd. Het doel wordt scherp afgebakend met heldere objectieven zodat iedereen hetzelfde voor ogen heeft. Bij zo’n doel horen de gepaste middelen: de juiste mensen, financiële middelen, een stappenplan, een strategie en taakomschrijvingen. Een ‘gidsende’ leidinggevende ervaart een gemeenschappelijk doel als vanzelfsprekend én noodzakelijk. Hij kan zich niet voorstellen hoe je op een andere manier samen een project kunt aanpakken en resultaten halen.(2)
Een ‘pad-vindende’ leidinggevende daarentegen voelt meer voor een gemeenschappelijke richting. Zij zal de teamleden warm maken voor een zeer aantrekkelijk toekomstbeeld en hen uitnodigen om te onderzoeken wat ieder kan bijdragen om dit te realiseren. De teamleden hoeven niet noodzakelijk dezelfde weg af te leggen. Wel is het nodig om de bijdrage van ieder af te stemmen op dat van de anderen en zo tot een ‘efficiënt weefsel van bijdragen’ te komen. Ze zal een systemische kijk hanteren zodat het duidelijk is hoe iedere bijdrage de andere inspanningen kan versterken.(3) Zij weet dat een sterk team bestaat uit zowel gidsende als pad-vindende mensen én uit hun dynamisch samenspel.
Een minder formele aanpak maar niet minder efficiënt is die waarbij een team wordt geleid door een sterke focus, een gemeenschappelijk leidend thema. Als leidinggevende is het je taak om het thema te laten uitspitten door het team zodat het eenvoudig, helder en duidelijk kan worden gevat in een beeld. Een thema-gerichte aanpak werkt vanuit en met de creativiteit van alle betrokkenen, niet alleen die van het team. Er zijn strikt genomen geen ‘klanten’ meer en geen ‘leveranciers’; ieder wordt als ‘betrokkene’ aangesproken. Op geen enkel moment wordt er ‘over de hoofden heen’ van iemand gewerkt.
Werken aan en met een leidend thema kan ook deel uitmaken het werken vanuit een gemeenschappelijke richting.

Verbeelding Imaginatie
Welke van de drie wegen je ook kiest, je werkt effectiever wanneer je een rationele kijk combineert met een relationele visie op de opdracht en de aanpak. Dit samenspel is niet alleen nodig bij het formuleren van een doel, een ideaal of een gewenste oplossing. Wanneer je ‘harde feiten’ en ‘essentiële gegevens’ verzamelt is dit eveneens van belang. 
Je werkt tevens effectiever wanneer je niet-weten en falen toelaat (uiteraard zonder negatieve reacties). Je hoeft niet op alle vragen een antwoord te hebben om te kunnen ontwikkelen of een ‘probleem’ aan te pakken. De werkelijke kunst is om een nieuwe vraag te vinden, een vraag die de groep nog meer aanspreekt en jullie verder brengt.
Het werkelijke leven is geen laboratoriumsituatie waarin je tracht alle essentiële factoren streng onder controle te houden en de niet-essentiële elementen terzijde legt. Het leven is beweging, in vele richtingen, met verschillende snelheden. Leer de bewegingen kennen en er creatief mee te spelen. Daar is verbeelding voor nodig.
“Een beeld drukt veel meer uit dan woorden.” Gaan voor verbeelding, imaginatie, beeldende talen, kunst … is niet alleen een inspirerende weg maar het is vooral een verbindende weg. Een beeldende taal kan je dwingen om én nog rationeler te werken én een raam open te zetten voor nog-niet-onderzochte relaties en patronen.(4) Beeldende talen ondersteunen een systemische kijk op de interacties. 

Afspreken en aanspreken
Er is geen goede beslissing zonder dat duidelijk is wie welke verantwoordelijkheid neemt, met concrete afspraken wie wat gaat doen, wanneer en hoe. Daar hoort tevens de afspraak bij om aan te spreken. Wanneer en hoe spreek ik jou aan op het verloop van het uitvoeren van de beslissing? Daardoor kan je halverwege het project een signaal krijgen dat alles loopt zoals gepland. Dan hoef je niet te wachten tot het allerlaatste moment om een stand van zaken te maken en misschien te laat vast te stellen dat een afspraak toch niet helemaal werd afgewerkt (om welke gegronde reden dan ook).
De afspraak over het aanspreken wordt vaak ‘vergeten’. Er is onterecht weerstand tegen het afspreken van het aanspreken … “alsof ik de ander niet vertrouw”. Je kunt het ook omdraaien, je toont een gebrek aan vertrouwen indien je niet bereid bent om een afspraak te maken over aangesproken worden. Vertrouwen is de basis van goede samenwerking en heldere afspraken over aanspreken staat dit niet in de weg. Het aanspreken biedt enerzijds de gelegenheid om te bevestigen en te waarderen (!) wat reeds werd gepresteerd en is anderzijds noodzakelijk wil je op tijd kunnen bijsturen en zeker zijn het einddoel te halen. Niet zelden wordt op zo’n moment vastgesteld dat de afspraken toch onvoldoende duidelijk en concreet waren. Het bleef teveel bij een ‘besluit’ en werd geen echte ‘beslissing’.(5)
Bij het werken met een gemeenschappelijke richting is het een sterk punt wanneer iedereen zelf aangeeft op welk moment en hoe hij zal laten weten hoever de zaken staan. Daarbovenop maakt hij de afspraak hoe en wanneer je hem op dit punt kunt aanspreken.
Het gebeurt bij de besten dat iemand de gemaakte afspraak niet volledig is nagekomen en niet tijdig een signaal heeft gegeven. Dan dien je de ander aan te spreken, toch. Ditmaal echter in een minder prettige sfeer. Vraag dan eerst: Hoe ga je de zaken alsnog rechtzetten en wat heb je daar voor nodig? Bied je hulp aan, het is in het belang van het teamproject en voor een goede samenwerking. Later kom je daar op terug en stel je de vraag: Waardoor liep het fout? Wat weet je daar meer over? Wat heb je er voor jezelf uit geleerd? (geen ‘waarom’ vraag!) (6)

(1) Lees meer in Wie heeft er een probleem? Ik, hij, zij of wij? → Korte teksten
(2) Lees alles over gidsende en pad-vindende mensen in het gratis boek Pathfinder – Samen de juiste weg vinden.
(3) Lees het hoofdstuk ‘Het systemisch grondpatroon’ p. 27-30  in Drie grondpatronen om je leven te be-leven  → Korte teksten
(4) Een voorbeeld is The Turn Club, een netwerk van creatieve en vindingrijke ondernemers, verbinders en kunstenaars die vraagstukken aanpakken met een kunstenaarsmindset. Nog voorbeeld is de Academie voor onzekerheidsvaardigheid
(5) Lees meer in Besluiten of beslissen? → Korte teksten
(6) Lees meer in het hoofdstuk “Waarom?” of “Waardoor?” p.24-32 in de tekst De kunst van het vragen en het Vragenkompas → Korte teksten